合肥工业大学食堂原材料采购管理实施细则(试行)

2017-01-06

第一章 总 则

第一条 为规范学校食堂原材料采购行为,加强采购管理,保证采购质量,降低采购成本,依据《合肥工业大学招标与采购管理实施办法》,结合食堂原材料采购实际情况,制定本办法。

第二条 本办法适用于食堂原材料采购,主要包括米、面粉、食用油、肉类、禽蛋、干货、冻货、调料、洗涤剂、蔬菜等。

第三条 采购活动须遵守国家相关法律法规,遵循“公平、公开、公正”的原则。采购工作接受学校监察、审计、财务等部门以及师生员工的监督。采购人员要自律规范,自觉维护学校和师生员工利益,公正廉洁,诚实守信。

第二章 组织机构及工作职责

第四条 学校成立食堂原材料采购领导小组(以下简称领导小组)。领导小组负责采购方式的确定、定标等重要事项。组长由学校分管领导担任,成员由监察办公室、审计处、学工部、财务部、总务部、校工会、校团委、学生会、研究生会等单位相关人员组成。

第五条 领导小组下设办公室,办公室设在总务部。负责拟定采购工作计划;提交采购资源信息;组织协调各有关方面参与采购活动;落实领导小组决议;组织验收入库及留样质检;负责采购文件资料的形成、整理、归档等工作。办公室每年对上年度各类原材料采购数据进行统计分析,作为领导小组确定下年度各类原材料采购方式的依据。原则上,食堂原材料招标采购每两年进行一次。

第三章 采购流程及方式

第六条 编制采购计划。根据食堂所需原材料品名、规格、要求、需求量等信息,制定食堂原材料采购计划。

第七条 制定招投标方案。按照采购计划制定招投标方案,编写招标文件,一般包括以下内容:

(一)投标人的资质和资格要求;

(二)标的名称、数量、规格、型号;

(三)报价指南;

(四)标的质量配置或材质要求;

(五)供货期限及时间要求;

(六)结算方式;

(七)交货及验收方式;

(八)投标截止时间、开标地点及时间等。

第八条 采购方式及其确定。采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商、单一来源采购、询价。采购活动按照采购标的、内容等的不同确定采购方式。

(一)一般情况下,对达到公开招标限额,采购产品规格、质量标准界定简单的,采用公开招标方式。

(二)符合下列情形之一,可以采用邀请招标方式采购的:
   1.具有特殊性,只能从有限范围供应商处采购的;

2.采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。    

3.由于价格波动较为频繁,无法约定合同期的;

4.其它不适合采用公开招标的。
   (三)符合下列情形之一,可以采用竞争性谈判方式采购:

1.招标后无供应商投标或无合格标的及重新招标未能成立的;

2.不能确定详细规格或者具体要求的;

3.采用招标所需时间不能满足紧急需要的。

(四)不能确定详细规格或具体要求的,或者因实际需求数量事先不能确定等原因不能事先计算出价格总额的可以采用竞争性磋商方式采购。
   (五)符合下列情形之一,可以采用单一来源方式采购:

1.只能从唯一供应商处采购的;

2.发生不可预见紧急情况,不能从其他供应商处采购;

3. 必须保证原有采购项目一致性或服务配套要求,需要继续从原供应商处添购,且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。

(六)采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目,可以依照本办法采用询价方式采购。

(七)单项或批量采购经费伍万元(含伍万元)以内的,可由饮食服务中心根据市场行情实际情况,本着厉行节约原则,邀请三家(含三家)以上供货商,采取竞价方式自行采购。

第九条 供应商资格审查。招标前,办公室对供应商资质证明的真实性、合法性和完整性进行审查。合格供应商资质证明一般包括营业执照、税务登记证、特殊行业管理生产许可证明、产品销售代理证明、年度审验证明书、产品质量检验或鉴定报告、银行资金证明、法人证明或法人委托书等。招标采购项目由招标代理机构负责审查,非招标采购项目由办公室负责审查。

对于采购项目,必要时,应对供应商的生产工艺条件、原材料、经营业绩等有关情况进行实地考察,就供应商的资质审查、企业状况、售后服务等形成考察意见,作为确定入围供应商的重要参照依据。

供应商有如下行为之一者,取消其投标资格:

(一)提供虚假资信材料,骗取合法供应商资格的;

(二)采取不正当手段诋毁、排挤其他供应商的;

(三)向采购人员行贿或提供其他不正当利益的;

(四)以次充好,供应假冒伪劣商品的;

(五)采取其他不正当手段的。

第十条 采用公开招标或邀请招标采购的,由财务部招标与采购管理中心按《合肥工业大学招标与采购管理实施办法》的规定进行招标。其他采购方式按本办法进行采购。

第十一条 采用竞争性谈判方式的,应当遵循下列程序:

(一)成立谈判小组。谈判小组成员不少于3人;

(二)制定谈判文件。谈判文件应当明确谈判程序、内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项;

(三)确定邀请参加谈判供应商。谈判小组自符合相应资格条件供应商中确定不少于3家供应商参加谈判,并向其提供谈判文件。

(四)谈判。谈判小组全体成员集中与单一供应商分别进行谈判。在谈判中,谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、报价和其他信息。谈判文件有变动的,谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。

(五)确定成交供应商。谈判结束后,谈判小组应当要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价,采购人从谈判小组提出成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则,确定成交供应商,并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。

第十二条 采用竞争性磋商方式的,应当遵循下列程序:

(一)成立磋商小组。磋商小组成员不少于3人。

(二)制定磋商文件。磋商文件应当根据采购项目的特点和采购人的实际需求制定。磋商文件应当包括磋商的程序、内容以及合同草案条款等。

(三)邀请供应商。磋商小组邀请不少于3家符合相应资格条件的供应商参与竞争性磋商采购活动。

(四)磋商。磋商小组成员按照客观、公正、审慎的原则,根据磋商文件规定的评审程序、评审方法和评审标准进行独立评审。

磋商小组全体成员应当集中与单一供应商分别进行磋商,并给予所有参加磋商的供应商平等的磋商机会。

(五)确定成交供应商。经磋商确定最终采购需求和提交最后报价的供应商后,由磋商小组采用综合评分法对提交最后报价的供应商的响应文件和最后报价进行综合评分,按评分由高到低顺序推荐3名以上供应商并编写评审报告,经采购人确认评价报告后确定成交供应商。

第十三条 采用单一来源方式采购的,采购人与供应商应当在本方式适用的前提下进行,在保证采购项目质量和双方商定合理价格的基础上进行采购。

第十四条 采用询价方式采购的,应当遵循下列程序:

(一)成立询价小组。询价小组成员应由3人以上奇数组成。询价小组应当对采购项目的价格构成和评定的标准等事项作出规定。

(二)确定被询价的供应商名单。询价小组根据采购需求,从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于3家的供应商,并向其发送询价通知书让其报价;

(三)询价。询价小组要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格;

(四)确定成交供应商。采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则,确定成交供应商,并将结果通告所有被询价的未成交供应商。

第十五条 招标公示。招标结果通过网络进行公示,公示期不少于三天,公示内容包括中标单位名称、原材料名称、数量、规格型号、价格,供货时间等。

第十六条 合同签订。订立合同应严格履行规定程序,以招投标文件、招标会及谈判商定的内容为依据。合同条款须明确、完整、规范、合法。合同一式伍份交财务部、总务部和供应商,其中财务部一份,总务部和供应商各持两份。

第十七条 入库、验收和付款。办公室组织对所采购原材料按规定进行检测、验收,对质量不合格的原材料,要求供应商立即停止供应,并及时退货,同时按合同约定追究相关责任。

第十八条 食堂原材料采购过程中所形成的采购文件应妥善保存,不得伪造、变造、隐匿或者销毁。采购文件保存期限一般为五年。

第四章 纪律与监督

第十九条 纪律要求

(一)采购活动须遵守“集体研究,民主决策”的工作制度,禁止暗箱操作;

(二)参与采购活动的工作人员不得私自接触供应商。不得向供应商泄露有失公正或影响公平竞争的商务信息;

(三)参与采购活动的工作人员不得接受供应商任何形式的回扣、馈赠及有失公正执行公务的宴请;

(四)供应商的一切让利性承诺均应反映在投标文件或报价单中。

采购人员与供应商有利害关系的,须回避。供应商认为采购人员与其他供应商有利害关系的,可以申请其回避。

第二十条 下列情况属于招标采购违规行为,对违规者由学校纪检监察部门视情节进行处理。

(一)违反招标采购原则的;

(二)违反招标采购工作程序,规避监督检查的;

(三)将招标项目化整为零或以任何方式规避招标的;

(四)以不合理的要求限制或排斥潜在投标供应商的;

(五)向投标人透露其他潜在供应商情况的;

(六)接受供应商好处,为个人或小团体谋取利益的;

(七)未按规定形成招标采购工作文书或不按时归档备案的;

(八)无正当理由更改原材料规格、降低原材料质量,增加金额的;

(九)违反本办法相关条款的其他行为。

第二十一条 违反国家法律法规及学校规章制度,或因工作处置失当、失职、渎职对学校造成经济损失或安全事故的,应追究相关责任人的责任,情节严重构成犯罪的,移交司法机关。

第五章 附则

第二十二条 本办法由校长办公会授权总务部负责解释。

第二十三条 本办法自发布之日起试行。



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