附件1
总务部采购过程管理实施细则
为了进一步规范总务部采购工作，加强过程管理，确保采购工作有序、有效开展，结合总务部实际，特制订本细则。
一、工作原则
（一）总务部采购工作在党政领导班子的指导和监督下进行。
（二）预算金额在5万元以下的分散采购，由各业务部门参照本细则组织实施。
（三）预算金额在5-20万（含5万元）的分散采购，由运行管理科配合各业务部门组织实施。
以上两种统称总务部分散采购。
（四）预算金额在20万以上（含20万）的采购，由运行管理科按照学校相关文件要求，报招采部门进行学校集中采购。
二、工作程序
（一）预算金额在5万元以下的分散采购，由各业务部门自行采购；其中2万元以上（含2万元）的分散采购，须成立采购小组，采购小组成员原则上不少于3人且为单数。
（二）采购预算金额在5-20万元（含5万元）的分散采购，采购流程如下：
工作提醒：
1.强化采购人员的职业道德和岗位职责，按照“职责清晰、权责对等、管采分离、相互制约”的原则进一步加强内部控制。
2.统筹安排同类采购项目的实施。杜绝同一财政年度、使用同一经费，刻意以分散采购形式多次采购同一品目或类别累计采购金额达到学校集中采购限额的行为。避免涉嫌拆分、规避集中采购的现象发生。
3.设立部门分管部领导、业务部门负责人或项目负责人、运行管理科负责人在内的采购小组，原则上采购小组成员不少于3人且为单数，按照有利于项目实施的原则组织实施。做到公开、公平、公正和诚实信用、讲求绩效。
4.强化分散采购项目前期调研论证环节，采购前应进行充分的市场调研，了解采购产品的市场供应、价格信息、市场走向等情况，科学合理确定采购需求和采购预算，明确供应商选择程序及标准，对采购的合法性、合规性、真实性等承担法律责任。
5.按照“货比三家、集体决策”的原则，科学选择采购方式并制定采购方案，应包括：采购预算、技术要求（对采购标的的功能和质量要求，包括性能、材料、结构、外观、安全，或者服务内容和标准）、商务要求（取得采购标的的时间、地点、财务和服务要求，包括交付（实施）的时间（期限）和地点（范围），付款条件（进度和方式），包装和运输，售后服务，保险等）和验收规范等，通过集体决策确定成交供应商。
货比三家时，选择的供应商必须具有代表性，且不得允许单位负责人为同一人或者存在控股、管理关系的不同供应商参与同一项目的采购活动。
6.按照“全程留痕、可追溯”的要求，根据采购结果拟定采购合同，采购过程中应当建立真实完整的采购档案，所有文件和原始记录等资料应定期存档保管并在运行管理科备份，以备相关部门检查。
7.按政策规定处理好分散采购活动中供应商质疑，协助处理供应商投诉。
（三）采购预算金额在20万元以上（含20万元）的采购程序按学校相关文件要求执行。
三、采购方式
采购申请提出后，由招采部门根据预算金额和项目特点确定采购方式。对于批复为总务部分散采购的项目，可依据本细则组织实施。总务部分散采购方式及适用情形如下：
（一）磋商。指按照性价比最优原则通过比较来选择供应商的一种采购方式，可以采用最低评标价法或综合评分法。
（二）定向采购。指由于条件限制或者出现紧急情况只能从某一家供应商处采购的一种采购方式。可用于学校分散采购限额标准以下所有采购项目。适用情形包括：
1.使用不可替代的专利、专有技术，或者服务项目具有特殊要求以及必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，只能从唯一供应商处采购的；
2.采购原型、首项国产货物或者服务；
3.发生了不可预见的紧急情况，采用其他采购所需时间不能满足项目单位紧急需要的；
4.同一年度同一预算科目下，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，添购资金总额不超过原采购合同金额10%且与原采购合同金额累计不超过政府采购限额标准的；
5.学校、学校所属企业或学校政策扶植企业能够自行建设、生产或提供的工程、货物和服务的；
6.经采购小组认定且总务部批准的其他情况。
定向采购由业务部门提出申请，采购小组审核、组织论证，论证专家不少于3人且为单数。
（三）协议采购。指采用公开方式遴选若干入围供应商，由采购小组在入围供应商中选择货物或服务成交供应商的采购方式。
（四）网上竞采。指采购小组或招采部门通过学校网上竞价采购平台发布采购项目及需求信息，接受供应商在线竞价，确定成交供应商的采购方式。
（五）线下自采。对于政府集采目录外的采购项目，业务部门按照“货比三家、择优选取、集体决策”的原则自行组织采购，组织具有相关经验的专业人员在保证采购项目质量前提下与该供应商商定合理成交价格。
四、任务分解
（一）各业务部门负责预算金额在5万元以下的分散采购实施。
（二）业务部门和运行管理科组建采购小组，负责预算金额5-20万元（含5万元）的分散采购实施，业务部门负责人及分管部领导须全程参与并明确其中的关键指标和参数。
1.分散采购可以采用本实施细则规定的采购方式进行，也可参照国家及学校相关政策规定的采购方式实施。
2.需填写采购申请表的分散采购项目（采购金额达到学校合同审签金额起点），采购小组在学校门户网站采购系统录入结果后，平台直接进行公示备案。
3.不需要填写采购申请表的分散采购项目（采购金额未达到学校合同审签金额起点），应按照学校信息公开的有关要求，由采购小组自主确定公示内容和公示方式。
4.按照学校合同管理等有关规定，采购小组应在公示期结束后，与成交供应商签订采购合同。
（三）运行管理科负责预算金额20万元以上（含20万）采购申请的提交、招标采购工作过程及流程的管理，以及新合同的上传审批，具体工作为：根据采购申请批复，对接学校招采部门明确各环节时间节点，并做好督促；协调业务部门、学校招采部门等，有序推进招标采购工作。业务部门负责按照既定的工作流程和时间要求，做好相关需求调查、经费测算、相关材料编写以及合同文本的编写等；业务部门负责人及分管部领导须全程参与并明确其中的关键指标和参数。
（四）业务部门在采购过程中形成的重要材料及合同须在运行管理科备案。
（五）业务部门应按照学校财务管理有关规定，凭相关票据资料办理结算和支付等事宜。
（六）合同的续签工作由业务部门负责。
五、工作要求
（一）原则上应保证各项采购在上一轮合同到期前完成。
（二）各部门及个人须对上述工作任务负责，并按照既定采购计划积极推进，确保采购工作顺利开展。在采购过程中因个人工作延误等主观原因导致整体工作迟滞的，将予以严肃问责。
（三）参与采购工作各环节的人员，须严格按照相关制度及程序开展工作，严格按规定回避，积极配合学校纪检监察等相关部门对采购事项的监督检查。
（四）各部门应严格控制过程中产生的不能或暂时不能公开信息的知情范围；参与具体工作的个人应熟悉招标采购工作，并不断加强对政策的学习，工作上严格遵照学校及总务部相关制度执行。
六、说明
（一）本细则中预算是指一个财政年度内，同一个预算项目下的同一品目或者类别的采购项目，单项或批量采购预算。
（二）本细则所称以上包括本数，以下不包括本数。
（三）本细则与上级有关规定不一致的，按上级有关规定执行。
（四）本细则自发布之日起施行，由总务部运行管理科负责解释。原《总务部招标采购过程管理实施细则》（合工大总务函〔2024〕15号）同时废止。
